Визуальный мерчендайзинг для офиса

Сергей, по старой традиции, приехал к нам в офис без предупреждения, в удобное для себя время. Мы как раз начали оперативное обсуждение одного из проектов, когда наш дежурный администратор проводил его в гостевую комнату, и сообщил мне о госте. Сергей директор компании, которая занимается поставкой керамической плитки в магазины города и области. Мы уже помогли ему подобрать маркетолога  под задачи компании, выбрать необходимый для этого набор «инструментов» — методов работы. Сейчас, новобранец, проводил исследование рынка для заполнения «карты движения компании по рынку». Отключив связь с администратором я, извинившись перед коллегами, быстро вышла в гостевую комнату.

Наш партнер относится к той категории людей, которые не в состоянии усидеть в кресле, больше 5 минут. Не успела я расположиться за столом и открыть документы, как он уже мерил широкими шагами мое рабочее пространство.

— А оставьте, документы, у меня вопрос не по договору (мне сразу стало гораздо легче) – Сергей остановился напротив меня – мы можем поговорить на другую тему?

— У меня есть выбор?

— Ну, да, есть, конечно – он был настолько серьезен, что не принял шутку – Вы как то говорили, что если клиенты приезжают ко мне на встречу в офис, то значит офис – точка продаж, и здесь надо продумать визуальные приемы продаж?

— Не только визуальные – главное, чтобы условия офиса помогли в решении той задачи, ради которой ваши сотрудники приглашают клиентов на «родную территорию».

— К нам в офис приезжают представители магазинов, с которыми мы заключаем, или продлеваем договор о поставки плитки. Нам эти правила пригодятся?

— Вполне. Кто (по должности), в какой период сотрудничества и для чего приезжает к вам в гости?

— Специалисты и руководители поставщиков, чтобы заключить договор

— Это вам надо чтобы приезжали для заключения договора или они тоже так считают?

— Та-ак – Сергей наконец сел на стул напротив меня – Специалисты могут приехать для того, чтобы посмотреть наш склад (наши возможности) и обсудить условия сделки. А руководители приезжают перед продлением договора, чтобы познакомиться лично, и посмотреть на нас – оценить все ли у нас в порядке.

—  Значит первыми от партнеров, при заключении первого договора приезжают  специалисты, чтобы убедиться, что вы те, за кого себя выдаете. Перед продлением договора, вы приглашаете в офис руководителей. Вы же приглашаете партнеров, чтобы ускорить заключение сделки.

— Верно, но посещение офиса не ускоряет согласование договора. Мы видим, что на продолжительность «процесса принятия решения» со стороны партнера — эта встреча не влияет.

— Вы проводили сравнения?

— Да, наши сотрудники, работая с клиентами, ну выражаясь вашим языком, из одной целевой группы проводили переговоры с посещением нашего офиса и без. В итоге срок обсуждения и там и там был одинаков. А нам надо, чтобы потраченное время на встречу вернулось нам сокращением времени на обсуждения. Что для этого надо сделать?

— Для начала посмотреть место встречи.

Часть вторая

Место встречи – изменить можно

Мы подъехали на машине Сергей к длинному серому забору, за ним оказался такой же длинный трехэтажный дом из красного кирпича и большими полукруглыми окнами. Мы подошли к железной, окрашенной в серый цвет двери, к которой была прикреплена синяя табличка с названием компании Сергея. Венцом «гостеприимного входа» оказались продольные массивные скобы – только амбарного замка не хватало.

— Это ваш парадный подъезд для гостей?

— Ну, да, а что? Понимаете, это самый прямой путь в офис, без обходных маневров – Сергей с трудом распахнул передо мной дверь, открыв глухой (без окон) темный коридор, с винтовой лестницей, ведущей круто вверх.

Дверь с лязгом захлопнулась у нас за спиной,  над головой мерцая, потрескивали молочно —  белые плоские плафоны, которые словно фарватер для долгожданных гостей, были «проложены» вдоль стены и вверх – к потолку. На мгновение мне показалось, что мы оказались внутри засекреченного объекта. Но Сергей уже вежливо подал руку, приглашая подняться по лестнице. Подниматься на верх совершенно не хотелось…

— Представьте себя на месте гостей. Как вы думаете, что они здесь думают о вас, подымаясь по лестнице, особенно женщины на каблуках и в узких юбках?

— Они, наверное, привыкли … со временем – Сергей неловко переступил с ноги на ногу,   по — новому оглядывая хорошо знакомое ему помещение — У нас есть  служебный вход, но он со стороны склада и им в основном пользуются сотрудники. Хотите, пройдем в офис оттуда?  –

Я очень хотела.

Мы обошли дом с торца, и оказались перед широко раскрытыми воротами, из которых въезжали и выезжали компактные крытые грузовички, с фирменным синим окрасом. Примерно в 10-ти метрах от ворот, Сергей открыл ключом прозрачную дверь со знакомой синей табличкой. Перед нами снова была железная лестница, ведущая на верхний балкон,  но уже широкая и не такая крутая. Справа от двери размещались большие железные пластины.

— Мы планируем сделать эскалатор для перемещения грузов на верхние этажи и обратно – пояснил, кивнув на пластины Сергей, — Лифт у нас не справляется с нагрузкой, и здорово тормозит работу.

С балкона склад «раскрывался» во всей своей красе: с верху, желтые погрузчики были похожи на юрких муравьев, которые с тихим шипением подхватывали съезжающие с ленты робота – упаковщика аккуратные коробки с плиткой. Периодически длинная «клешня» робота поворачивалась в сторону погрузчиков, которые спешно мчались от него к высоким медным стеллажам. Желтые спины машин отражались в медном блеске полок, с которых коробки перемещались дальше, к воротам, где под присмотром сотрудников аккуратно грузились в машины, готовые к отправке. На складе было тепло и чисто. Помещение освещалось мягким электрическим светом, который  разливался от стен по всему периметру склада, а сверху, из высоких округлых окон его накрывала чистая аура солнечных лучей, в которых не видно было ни одной пылинки.

— Красиво, правда? – Сергей с гордостью любовался своим детищем – мы с ребятами иногда приходим сюда полюбоваться.

— Как вы поддерживаете чистоту?

— А как водители погрузчиков узнают куда ехать, и что делать?

— Информация оперативно поступает им из «центра координации склада» прямо на планшетники. — Сергей повернулся в сторону ворот – Видите, вон там, у машин ходят женщины?

Я пригляделась, и увиделась двух сотрудниц, сразу заметив,  что у одной из них были одеты высокие резиновые сапоги, а у другой – классический стеганый ватник.

— Они вдвоем, как раз координируют работу центра: согласуют информацию с главным офисом, направляют поток команд погрузчикам, и грузовикам. Пришлось, конечно, потратиться на свое программное обеспечение, но результат себя оправдал – Сергей снова махнул в сторону сотрудниц – Отсюда не видно, но там у них висит большая плазменная панель, на которой в реальном времени и в цвете дается график перемещения грузов. Пойдемте, покажу, это надо видеть!

— Подождите, вы это все показываете своим посетителям?

— Зачем? – Сергей растерянно посмотрел на меня – Мы об этом, как – то не подумали. Ну иногда, если клиенты хотят убедиться в мощностях склада и службы доставки, то менеджеры приводят их на балкон.

— Представьте, себе, ваши гости входят в стеклянную дверь и оказываются на пороге эскалатора, который с удобствами привезет их на эту смотровую площадку. А панель с графиками разместите так, чтобы она была видна и  гостям (с балкона) и специалистам. Кстати, оденьте, своих сотрудниц в приличные костюмы, а то вокруг автоматизация, чистота и простите, резиновые сапоги с ватником – слишком явное противоречие. Где у вас здесь дверь в офис? Вижу,  тоже прозрачная? Отлично. Только разместите на ней табличку с красивым названием (что – ни будь, вроде «Добро пожаловать в Центр управления»).

— Значит это вход сделать парадным для всех? — Алексей задумчиво ходил по балкону, уже намечая необходимые работы.

-Конечно, вы же сами говорите, что партнеры приезжают сюда посмотреть, и оценить вас. Вот и покажите товар лицом, а уж потом обсуждайте сделку. Давайте посмотрим условия, в которых ваши сотрудники обсуждают пункты договора.

— Условия? да, мы как то не рассматривали свои  кабинеты с такой стороны. Впрочем, пойдемте (продолжение следует)

Часть 3: В офисе

С балкона склада мы вошли в офисное пространства компании, которой руководит Сергей, и сразу оказались в середине длинного полутемного коридора с кабинетами с правой и левой стороны. Я осмотрелась вокруг, заметив признаки евроремонта, которые, были скрыты в тени слабого освещения.

— Здесь не хватает света – ответил на немой вопрос Сергей – руки все не доходят …

 — Ваш евроремонт важен не только для сотрудников, но и для гостей, особенно после «смотровой площадки» на складе. На балконе склада, они могли убедиться в масштабах и продуманной автоматизации работы предприятия, и вдруг с яркого света попадают в полумрак…- не смотря на желание Сергея идти дальше, мы  стояли на месте, разглядывая двери кабинетов, на которых не было никаких опознавательных знаков

— Да, да, и здесь мы оплошали – вынужден был заметить намек на «голые двери» предприниматель – Понимаете, многие стесняются табличек на кабинетах со своим именем, и потом мы не можем договориться о названиях кабинетов – у каждого свой вариант и убедительные доказательства к нему.

— Официальное название отделом должно соответствовать структуре компании (это не вопрос для обсуждений). А под стандартным названием можно дать информацию для позиционирования перед посетителями. Например, у вас кабинеты отделов, размещаются в разнобой. Поэтому, на одном из них, может быть уместна такая подпись:

Название отдел – «Отдел маркетинга»

Информация для позиционирования – «Аналитический центр»

Что значит для позиционирования?

— Это признаки, по которым ваш гость составит представление о возможностях, перспективах и надежности вашей компании. Они должны стать естественной составляющей интерьера офиса, тогда  ваши посетители почти неосознанно, могут признать, что ваши заявка в рекламе  о лидирующих позициях верна, и вы действительно одна из ведущих в отрасли региона компания.

Сергей  предложил перейти в его рабочий кабинет, где мы продолжили обсуждение:

 — Как нам найти эти признаки? Представить себя в роли гостя и обойти весь офис?

— Не только. – Давайте, вначале,   определим позицию компании,  о которой говорят ваши сотрудники, и вы заявляете в рекламных и pr – сообщениях.

— Мы всегда говорим и пишем, что наша компания —  лидер в профессиональных инновациях отрасли и мы используем современные методы работы – вы же видели наш модернизированный склад!

—  Отлично, теперь условно разделим территорию компании на несколько зон, в презентации которых должны решаться свои уникальные задачи. Но в целом, они будут подтверждать и «демонстрировать во всей красе» заявленную позицию компании –    Табл. №1

Позиция компании: лидер в инновационных методах работы, которые гарантируют клиентам оптимальный  баланс качества и стоимости услуг.

Зоны презентации Задачи презентации Состав Зон презентации Методы презентации
Зона «входа»  — встречи Заявление позиции компании Внешняя территория: забор, проходная, дорога к зданию, проход по складу, на балкон, с которого открывается обзор  и переход к офисной зоне Ворота – цвет, дизайн, наличие логотипа компании; Заметная и аккуратная табличка с номером дома и названием улицы;   Проходная – автоматизированный проход; Охранник в униформе в виде делового костюма; Встречает и проводит до места назначения посетителей дежурный администратор, который находится тут же   Двор и дорога от проходной к зданию –  желательно ухоженные зеленые насаждения, таблички — указатели дороги; Подписи зданий, и подъездов с описанием того какие подразделения здесь трудятся (у закрытых подъездов заботливые компании размещают удобные коммуникаторы с номерами местных отделов и секретарей);   Нестандартные решения —  «Бульвар славы и достижений компании; Спортивная площадка для сотрудников компании; Зона тест драйва для знакомства с продукцией компании; Выставка рекламных и pr – материалов компании; Выставка поделок (хобби) сотрудников.   Склад – вход через стеклянную дверь, с переходом на эскалатор, который подымает посетителей на балкон, с которого хорошо видна слаженная и автоматизированная работа сотрудников склада. С обзорной площадки видна плазменная панель, на которой отображаются график перемещения продукции.
«Переходная зона» Подтверждение позиции Удобная навигация для гостя Балкон склада, переход в офис – дверь в офис и общий коридор Переход со склада в офис через дверь с табличкой «Добро пожаловать в Центр управления»   Коридор с кабинетами —  информационные настенные панели, посвящённые работе компании, ее мероприятиям и сотрудникам; Настенная «Таблица – Навигатор» с указанием размещения отделов и сотрудников; Таблички с названием отделов и комментариями к ним;   Пример нестандартных решений – навигатор в виде «дорожного столба»; напольная плитка с корпоративной символикой; 3D Картины, на тему продукции и работы компании. На правой стене каждого кабинета – фото сотрудников с указанием должности
«Рабочая территория» Решение рабочих задач, ради которых была организована встреча Кабинеты отделов, руководителя компании, кабинет для рабочих встреч Если гости заходят в кабинеты, то необходимо продумать презентацию каждого сотрудника, которую увидит посетитель – таблички со статусом и ФИО; Листы достижений специалистов – перечень успешных проектов и достижений; Обязательный набор рабочих инструментов, который должен быть на столе – монитор, календарь, ручка записной блокнот; чистая бумага с корпоративной символикой и т. д.

Сергей внимательно изучал таблицу.

— Почему охранника вы предлагаете одеть в деловой костюм

— Вы сами однажды говорили, что существует стереотип восприятия компаний, имеющих складское помещение – большие и неаккуратные организации, в которых работают специалисты с разным уровнем подготовки и образования. Если вы позиционируетесь как компания новатор, то надо с первых шагов показать, что вы другие.

— А дежурный администратор – обязательно?

— Если вы хотите, чтобы ваш партнер не тратил время на поиски, и сразу почувствовал, что вы его ждете, то да! Вас, когда – ни будь встречали деловые партнеры с самого начала, с проходной?

— Нет

— А меня, да, и я до сих пор помню компании (их к сожалению, не много), в которых была продумана встреча гостей! Вы относитесь к каждому посетителю как к носителю информации, которой он может поделиться с коллегами и партнерами. А дежурный администратор не только проведет гостя правильной дорогой, но и расскажет о компании.

Предприниматель предложил посмотреть рабочий кабинет отдела, чаще всего приглашающих партнеров в родной офис.

Это оказалась большая прямоугольная комната, в которой находилось четыре рабочих стола, а по середине – широкий овальный стол.

— Дайте угадаю, гостей вы приглашаете за стол по середине, и он раскладывает свои документы под взглядами остальных специалистов.

— Ага – директор присел на стул нашего виртуального гостя, – Мы и не думали, каково здесь нашим клиентам и партнерам.

— Вы предлагаете им в такой обстановке обсудить финансовые вопросы? – мой собеседник снова кивнул:

— Видите ли, у нас нет лишних кабинетов – Сергей подскочил, и с раздражением прошелся по кабинету – вам хорошо критиковать лучше предложите решение!

Я прошла от двери до окна и внимательно посмотрела на столы сотрудников – два из них стояли в разных концах помещениях, а два совсем рядом.

— Здесь довольно много места, поэтому для каждой из четырех позиций можно организовать удобную рабочую зону. Например, приставьте к каждому столу  — дополнительный, за который будет приглашен партнер для обсуждения договоров. «Рабочие площадки» сотрудников можно условно разделить, огородив с помощью предметов интерьера – книжной полки, подставки с цветами. Тогда посетитель почувствует себя на равных (за одним столом с коллегой) и в тоже время вне зоны внимания остальных сотрудников.

Сергей снова прошелся по кабинету, затем развернулся и начал решительно двигать столы. На одном из них опрокинулась чашка, выплеснув на стол мутные остатки чая.

— Надо запретить пить чай и есть в открытых для посещений кабинетах – он уже понял логику визуализации и быстро принимал важные для работы решения. Из офиса мы вышли под вечер, Сергей по дороге, что то рисовал на распечатке плана офиса, и лихорадочно вписывал дополнительные методы визуализации.

P.S.: После проведенных изменений, количество договоров, заключенных в офисе увеличилось в 3,5 раза, а срок обсуждения условий сотрудничества с партнерами сократился в 2 раза.